Nelle scorse puntate abbiamo introdotto i vantaggi dalla BCMail di AziendeItalia, illustrando sia i punti di forza tecnologici, sia la comodità di un'interfaccia utente progettata tenendo conto dei moderni criteri di usabilità del software. Oggi vedremo come sfruttare, a livello pratico, i vantaggi offerti dalla BCMail per semplificare e velocizzare le operazioni quotidiane. In particolare ci concentreremo sull'albero della cartelle del pannello laterale, confrontando le diverse modalità di visualizzazione.

Iniziamo con lo sfatare la convinzione che il pannello Configurazione della BCMail serva solamente all'inizio, quando configuriamo la nostra casella di posta o accediamo alla BCMail la prima volta: il pannello di configurazione è uno strumento di lavoro a tutti gli effetti. Vediamo un esempio: supponiamo di accedere alla BCMail con l'intenzione di inserire alcune attività, documenti ed eventi del calendario, principalmente ad uso personale. Dopo aver concluso questo lavoro, potremmo chiederci quali tra i dati appena inseriti vadano condivisi, quali devono essere pubblici, quali devono restare privati. Se abbiamo inserito parecchie informazioni, il modo più veloce di svolgere il lavoro potrebbe essere quello di cambiare la modalità di visualizzazione delle cartelle. Facciamo una prova, aprendo il pannello ConfigurazioneOpzioni.

Configurazione della BCMail

Configurazione della BCMail

qui possiamo cambiare la modalità di visualizzazione delle cartelle, impostando la voce Albero delle cartelle come Classica o Nuovo. Nella modalità Nuovo, che dovrebbe essere quella di default, vediamo tutte le nostre cartelle come voci principali dell'elenco, ovvero

Albero delle cartelle Nuovo

Albero delle cartelle Nuovo

se passiamo invece alla modalità Classica, le cartelle verranno organizzate in base alla loro visibilità: in alto avremo tutte le cartelle private, a seguire quelle pubbliche, poi le condivise ed infine le cartelle del Deposito informazioni.

Albero delle cartelle Classico

Albero delle cartelle Classico

Tornando al nostro esempio, la modalità Nuovo potrebbe essere la più adatta ad inserire nuovi dati ed informazioni, mentre la modalità Classica potrebbe essere più comoda per capire con un colpo d'occhio quali sono le informazioni condivise, da condividere o da mantenere private. Questo è solo un esempio: il vantaggio di un'interfaccia dinamica e flessibile è che ognuno può configurarla come più gli piace. L'unico suggerimento, se crediamo che “trucchetti” come quello appena visto facciano al caso nostro, è di usare lo strumento con intelligenza. Per rendere effettiva una modalità di visualizzazione dell'Albero delle cartelle dobbiamo effettuare il logout e rientrare nella BCMail. Operazioni di questo tipo fanno guadagnare tempo se eseguite quando serve, ma possono diventare un “virtuosismo inutile” se le usiamo di continuo.

In ogni caso, se stiamo ancora prendendo famigliarità con la BCMail, vale la pena provare almeno una volta a passare dalla modalità Classica a Nuovo, e viceversa, per guardare alle nostre cartelle da un altro punto di vista. L'esercizio dovrebbe servire a capire come ogni elemento della BCMail sia organizzato in cartelle: attività, posta elettronica, calendario e contatti. Nella modalità Nuovo tutte le cartelle sono organizzate in base alla loro tipologia, nella modalità Classica l'accento viene posto sull'acceso, pubblico o privato, alle stesse cartelle.

Modalità esperta

Un altro “trucchetto” per trovare rapidamente quello che ci serve è offerto dalla casella Modalità esperta, collocata in alto, sulla barra principale. Non lasciamoci confondere dal nome: abbandonando la modalità esperta non perdiamo nulla, ma semplicemente rendiamo più snello il pannello laterale. Disabilitando la modalità esperta filtriamo le cartelle in base alla categoria principale. Ciò significa che verranno visualizzate solo le cartelle della posta, dei contatti o del deposito informazioni.

Modalità avanzata

Modalità avanzata

Togliere la spunta dalla Modalità esperta può essere una buona idea quando operiamo solamente su una tipologia di elementi ben definita: se pensiamo di lavorare parecchio tempo solo sulla rubrica dei contatti, il fatto di vedere solo le cartelle di quel tipo può rendere più semplice la sessione di lavoro.

Un ultimo consiglio, per velocizzare ulteriormente le operazioni quotidiane, è ricordarsi del mini calendario disponibile in basso a sinistra. Se stiamo scrivendo una mail, organizzando attività o controllando la data di un documento, non è necessario cliccare sul menù calendario per avere sott'occhio i giorni del mese: cliccando sull'icona “+” accanto all'anno corrente (barra inferiore del pannello laterale) possiamo avere sott'occhio il calendario mensile tutte le volte che ci serve.

Questi alcuni piccoli accorgimenti che rendono più semplice e veloce l'uso quotidiano della BCMail. Nelle prossime puntate vedremo come aggiungere funzionalità man mano più avanzate.