La Business Class mail (BCmail) è un servizio offerto da AziendeItalia con l'obbiettivo di fornire ad aziende e professionisti un modo innovativo, comodo e sicuro di gestire la posta elettronica. Al di là del nome, il servizio BCmail non riguarda solamente l'e-mail, ma offre la possibilità di gestire documenti, appuntamenti, agenda e rubrica, sia a scopo personale, sia in modalità condivisa, utilissima se lavoriamo in team.

Il vantaggio della BCmail, rispetto ai normali servizi di web mail, è l'ampia gamma di servizi aggiuntivi e la garanzia di accesso ai dati in ogni momento, ovunque ci troviamo. Ciò è possibile grazie alla tecnologia di cloud storage che sta “sotto” il servizio BCmail. Senza entrare nei dettagli dell'implementazione tecnologica, ricordiamo che un sistema di storage su cloud implica che i dati (mail, documenti o quant'altro gestito via BCmail) si trovano “sparpagliati” su server diversi, in modo ridondante. Ciò significa che, in caso di eventuale guasto di uno dei server, non rischiamo di perdere alcuna informazione: ogni singolo bit d'informazione è replicato su almeno tre server diversi, in modo automatico e trasparente. E' proprio questa ridondanza, gestita automaticamente dal servizio di cloud, che rende la BCmail robusta e sicura.

Oggi vedremo come muovere i primi passi con la BCmail di AziendeItalia, in particolare come organizzare i documenti che vogliamo avere sempre disponibili. Iniziamo dall'autenticarci nel sistema, considerando il caso di accesso via web mail

BCMail login

BCMail login

dopo il login dovremmo raggiungere la home page del servizio

BCMail home

BCMail home

per gestire i documenti clicchiamo su Deposito Informazioni a sinistra (Info Store), oppure sull'icona della “valigetta” in alto, dove si trovano le icone principali del menu.

Il deposito informazioni è strutturato come un normale sistema di storage, ovvero contiene cartelle e sottocartelle, che possiamo organizzare a piacimento. Per navigare tra le diverse cartelle clicchiamo sui “triangolini bianchi” collocati a sinistra di ciascuna cartella, in modo da espandere o collassare la cartella che ci interessa. Cliccando invece sulla “freccetta grigia” posta a destra di una cartella apriamo il menu contestuale che permette di creare delle sottocartelle.

BCMail - Cartelle del deposito informazioni

BCMail - Cartelle del deposito informazioni

Osserviamo che tra le cartelle del Deposito utenti si trovano in genere le cartelli dei singoli utenti, raffigurate dall'icona di un “omino” anziché la classica icona della “cartella”. Questo permette di identificare con un colpo d'occhio le cartelle degli utenti, che sono comunque cartelle a tutti gli effetti, pur avendo un'icona diversa dalle altre.

Per caricare un nuovo documento nel deposito clicchiamo su Nuovo elemento informativo (l'icona della “valigetta” in alto). Se non vediamo questa icona verifichiamo di avere selezionato la tab Modifica tra quelle del menu in alto (dove si trovano Nuovo, Modifica, Vista, Contrassegni e OX sociale). Si aprirà il pannello di inserimento del nuovo documento.

BCMail - Nuovo elemento informativo

BCMail - Nuovo elemento informativo

L'interfaccia di inserimento dovrebbe chiarire perché si parla di “elemento informativo” anziché “documento”. Qui possiamo inserire diversi tipi di informazione, a partire dal semplice upload di un documento alla memorizzazione di un generico link: quello che andremo inserendo sarà (in generale) un'informazione.

Vediamo in dettaglio i campi e le azioni presenti nel pannello:

  • Titolo: il nome del documento o del link
  • Link/URL: l'eventuale link ad una qualsiasi pagina web. Può essere inserito insieme ad un documento o da solo, a nostra preferenza
  • Cartella: la cartella dove caricare il documento. Cliccando su questo pulsante possiamo selezionare una della cartelle del deposito informazioni a cui abbiamo accesso
  • File: il file da caricare, scelto tra quelli sulla nostra macchina locale
  • Categorie: le categorie associate al documento. Cliccando sul pulsante possiamo sia selezionare la categoria, sia amministrare le categorie già esistenti
  • Commenti: una breve descrizione del link o documento

Per confermare la creazione del nuovo elemento informativo clicchiamo su Salva. A questo punto ci verrà chiesto un numero di versione per il documento, cosa che potrebbe tornare utile per gestire la storia del documento: vedremo meglio questa funzionalità nelle prossime puntate.

Dopo aver cliccato su Salva il documento verrà caricato nel deposito informazioni, impiegando un tempo che dipende dalle dimensioni del file. Il nuovo documento sarà disponibile nell'elenco del deposito informazione, che riassume le caratteristiche principali di ciascun file.

Se vogliamo visualizzare le informazioni associate ad un documento, basta spostare il cursore del mouse sopra il nome di una voce dell'elenco e attendere 2-3 secondi, dopodiché si aprirà un pannello dove sono visualizzate due tab: Generale e Versioni. Possiamo ottenere le stesse informazioni cliccando sul nome di un documento: in questo caso le informazioni sul documento appariranno nello spazio sottostante. Per visualizzare, ed eventualmente scaricare il documento, possiamo cliccare sull'icona della “graffetta”, la stessa che viene normalmente usata per indicare gli allegati.