La Business Class mail (BCmail) è un servizio cloud che van ben oltre una normale casella di webmail. Abbiamo già discusso alcuni punti di forza del cloud storage qui, menzionando gli aspetti relativi alla robustezza e sicurezza dei dati. Questi potrebbero essere definiti vantaggi trasparenti all'utente, nel senso che “finché va tutto bene” l'utilizzatore finale potrebbe non vedere molte differenze tra una casella di posta elettronica ordinaria e la BCmail. Il vantaggio del cloud storage, si potrebbe pensare, emerge principalmente quando confrontiamo le modalità di ripristino dei dati in seguito ad un guasto remoto. Un servizio cloud storage dovrebbe garantire l'assenza di disservizio, mentre una casella ordinaria potrebbe richiedere qualche ora per recuperare i dati dall'ultimo backup. In realtà esistono molti altri vantaggi “tecnici” dei servizi cloud, ma per adesso concentriamoci sul vero protagonista della questione: l'utente finale.

Se valutiamo la BCmail dal punto di vista dell'utente, esistono numerosi vantaggi pratici che riguardano l'usabilità dell'interfaccia grafica e la compatibilità della BCmail con altri servizi di groupware. Iniziamo da quest'ultimo aspetto, ricordando che se utilizziamo già programmi come MS Outlook o Mozilla Thunderbird, è possibile condividere l'organizzazione del nostro lavoro tra programmi diversi. Possiamo ad esempio scrivere una mail da Outlook, leggere la risposta dalla BCmail e rispondere dove più ci piace. Grazie alle funzionalità del protocollo IMAP, tutti i programmi di gestione della posta diventano delle semplici “interfacce”, modi diversi di accedere ed utilizzare le stesse risorse (posta, rubrica, calendario ecc). Alcune di queste funzionalità richiedono la configurazione avanzata dei programmi coinvolti, ma le operazioni essenziali (come ad esempio la gestione della posta) sono abbastanza semplici e ben documentate. Per approfondimenti sull'argomento rimandiamo alle FAQ di AziendeItalia.

Vediamo ora alcuni vantaggi relativi all'usabilità dell'interfaccia della BCmail. L'usabilità è uno degli aspetti più importanti di qualsiasi software: esistono programmi che offrono centinaia di funzioni, distribuite tra menu e pannelli, ma se non siamo in grado di trovare ciò che ci serve con pochi click, l'abbondanza di funzioni diventa più uno svantaggio che un vantaggio. L'interfaccia della BCmail è progettata secondo i più moderni criteri di usabilità, offrendo la possibilità di compiere ogni operazione con pochi click, guadagnando così tempo prezioso e aumentando il rendimento del nostro lavoro.

Dock area

Quando apriamo, modifichiamo o creiamo un nuovo elemento, l'interfaccia della BCmail apre una nuova finestra. Ad ogni finestra è associato un rettangolino nella barra inferiore (dock area), che ricorda quelli della barra applicazioni di un normale computer con un sistema operativo grafico (ad esempio Windows, Mac OS X o Ubuntu).

Dock area

Dock area

Il vantaggio di usabilità è evidente: il meccanismo permette di lavorare sempre all'interno di un'unica tab del browser, come se fosse il desktop del nostro computer. Agendo sulla dock area in basso possiamo ripristinare la finestra che ci interessa, chiudere quelle che non servono più o tornare sulla Finestra principale (il nostro “desktop”). Possiamo scrivere una mail mentre lavoriamo su un documento condiviso, e nel frattempo aggiornare il calendario, senza alcun bisogno di chiudere o salvare il lavoro corrente: basta cliccare sulla dock area per passare da una finestra all'altra. In altre parole, l'interfaccia della BCmail imita la scrivania di un tradizionale sistema operativo.

Se questo modo di lavorare non ci piace, possiamo addirittura modificare l'interfaccia per lavorare alla “vecchia maniera”, ovvero aprire una nuova finestra del browser per ogni nuovo elemento. Basta cliccare su Configurazione (la “rotellina” grigia sulla barra in alto), individuare la voce Le finestra sono mostrate come nella tab Generale, mettere la spunta su Finestre a comparsa e cliccare su Salva.

In questo modo ogni elemento verrà aperto in una nuova finestra e la dock area non verrà visualizzata.

Tutto con un click

Quando stiamo visualizzando un documento, un evento in calendario o un'attività, il menù in alto sopra la finestra corrente attiva automaticamente le opzioni che servono più spesso . Ad esempio, se selezioniamo un documento del deposito informazioni, ci verrà offerta la possibilità di spostare il documento o inviarlo come allegato via posta, senza doverci spostare dal pannello corrente. Analogamente, quando inseriamo un evento in calendario, possiamo allegare documenti o aggiungere partecipanti, senza abbandonare la finestra di lavoro.

Link della BCMail

Link della BCMail

Un'interfaccia ben disegnata permette di sfruttare a fondo lo strumento di lavoro senza dover leggere l'intera documentazione, e di guadagnare tempo prezioso due volte: meno tempo per famigliarizzare con lo strumento (learning curve gentile), e meno tempo per svolgere le attività quotidiane (menù contestuali dinamici e ridondanti).