Tra le novità principali che negli ultimi anni hanno interessato il web spicca l'affermazione dei CMS (Content Management System). Nonostante la popolarità dei CMS, è frequente che molti imprenditori, commercianti o liberi professionisti non siano ancora al corrente di come è cambiato il modo di apparire sul web, e soprattutto il modo di vendere su internet. Può capitare, ad esempio, di pensare che per CMS si intendano solamente applicazioni come WordPress o Drupal, utili per gestire i contenuti in modo semplice e intuitivo. L'errore, in questo caso, potrebbe essere quello di credere che un CMS serva solo a gestire i contenuti di un sito o di un blog. Per CMS si intende invece qualsiasi sistema in grado di gestire i contenuti: si può parlare di CMS anche quando la nostra attività sul web riguarda la gestione di un forum, l'erogazione di un servizio di un Customer Relationship Management (CRM) o un'attività di e-commerce.

In altre parole, un CMS è qualunque sistema che ci permette di gestire dei contenuti sul web senza avere particolari competenze tecniche. Da questo punto di vista, anche i social network hanno un'interfaccia definibile come CMS, poiché permettono a chiunque di gestire i contenuti in maniera semplice e dinamica.

Un altro aspetto della rivoluzione dei CMS riguarda le strategie di design e implementazione. Un imprenditore moderno non può delegare ai “tecnici” tutto ciò che riguarda la costruzione del software: è necessario conoscere almeno a grandi linee le diverse tecnologie, per scegliere in modo consapevole tra le scelte possibili. Consideriamo un caso tipico: un commerciante decide di allargare la sua attività su internet, aprendo sia un sito, sia un'attività di e-commerce. In un secondo tempo si vuole poi rendere più interattiva la vetrina, permettendo a clienti e visitatori di lasciare commenti sui prodotti, chiedere informazioni, leggere notizie aggiornate. Per comprendere i vantaggi e svantaggi delle diverse strategie di design, possiamo pensare ad un sito come ad un edificio. Il sito potrebbe essere una villetta o un condominio, e potrebbe contenere (di solito al piano terra) negozi, botteghe o supermercati. Questa analogia è molto efficace: se abbiamo già costruito un condominio o un palazzo, è difficile metterci al piano terra un supermercato. Potremmo metterci qualche bottega, ma per metterci un ristorante o un supermercato potrebbe essere necessario buttare giù pareti, rinforzare colonne, rifare impianti ecc. Questo vale anche nel caso di un'attività e-commerce: per aggiungere la vendita ad un sito realizzato alla “vecchia maniera” (cioè come insieme di pagine HTML statiche) occorre spesso fare un lavoro di ristrutturazione completo, che di solito costa di più della realizzazione del sito originale.

La morale dovrebbe essere chiara: se pensiamo di aprire un'attività su internet, è meglio essere lungimiranti e capire bene quali sono le nostre esigenze. Se ci interessano le funzionalità menzionate qui sopra (vendita, gestione dei contenuti, notizie, commenti ecc.) forse è il caso di orientarci su un CMS, che permette di avere tutte le funzionalità sin dall'inizio, ad un costo molto ridotto. Il principale vantaggio di molti CMS è di essere gratuiti: le uniche spesa da affrontare, di solito, sono l'hosting del sito, l'installazione e la manutenzione. In molti casi i CMS permettono all'utilizzatore (in questo caso l'imprenditore) di impostare in modo autonomo grafica e layout delle pagine, per cui una volta installato il software non è necessario alcun lavoro di configurazione da parte di un tecnico. L'unica figura professionale che resta forse insostituibile è quella di un grafico, per creare le immagini del caso (non basta sapere usare un programma di grafica per creare un logo professionale).

Quali sono gli svantaggi di un CMS? Se abbiamo in mente funzionalità molto specifiche, o addirittura uniche, allora un CMS potrebbe non permetterle di realizzarle. Tornando all'analogia tra un sito ed un edificio , i CMS assomigliano alle case prefabbricate: è tutto già pronto, ma alcune cose non possono essere personalizzate. Esempio: se un commerciante volesse aprire un'attività di e-commerce che condivida il catalogo dei prodotti con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) già esistente, allora l'integrazione tra il CMS e l'ERP potrebbe risultare troppo complicata, e quindi costosa.

L'esempio appena visto ci porta all'ultima considerazione: qualunque sia la tecnologia scelta per realizzare un'attività di e-commerce, di solito il grosso del lavoro consiste nella creazione del catalogo: per ogni prodotto bisogna indicare prezzi, tasse, tipi di pagamento, dimensioni del pacco, modalità e tempi di spedizione, zone di consegna, quantità disponibile ecc. Questa è una delle variabili più importanti da considerare, specialmente se il numero di prodotti è elevato (diciamo oltre il centinaio).

Se il catalogo dei prodotti esiste già, allora conviene valutare attentamente quanto può essere “riciclato” per creare il catalogo di vendita vera e propria. Nel caso di un sito HTML tradizionale, potrebbe capitare che i prodotti siano già in formato esportabile. Se i contenuti del sito (prodotti, foto e descrizione dei prodotti) fossero ad esempio organizzati come XML o memorizzati all'interno di un database, possiamo provare ad importarli nel nostro CMS e risparmiare parecchi giorni di lavoro. Se invece il catalogo dei prodotti esiste già, ma non fosse possibile integrarlo in alcun modo con un CMS, allora siamo costretti a scegliere tra due scenari opposti: rifare tutto da capo, buttando via sito e catalogo, oppure progettare una situazione ad hoc, ad esempio realizzando la vendita alla “vecchia maniera”, cioè sviluppando del software che metta in comunicazione il sito già esistente con un motore di vendita.

Dovrebbe essere chiaro che non esiste una regola valida per tutti, ma occorre valutare caso per caso: se i prodotti sono qualche migliaio, e ben organizzati in un database professionale e robusto, allora la scelta di realizzare del software ad hoc potrebbe essere quella giusta. Se invece il catalogo non esiste e va creato da zero, quasi sicuramente conviene orientarsi verso un CMS, come ad esempio PrestaShop.